Working SMART การทำงานอย่างชาญฉลาด
โดย...Dr.John C. Maxwell
  การประสบความสำเร็จในงาน ไม่ได้อยู่ที่คุณทำงานหนักเพียงใด แต่อยู่ที่คุณทำงานได้อย่างชาญฉลาด หรือ smart แค่ไหน อย่าแค่พยายามทำตัวให้ busy ตลอดเวลา เหมือนกับมดที่มัน วิ่งวุ่นๆ แต่ควรจะรู้ว่า คุณกำลัง bysy อยู่กับเรื่องอะไร

การจัดสรรเวลาการทำงานคนเราอาจจะจัดได้ 5 สไตล์ ลองดูสิว่าเราอยู่ประเภทไหน

1. ทำสิ่งที่เร่งด่วน หรือเสียงดัง ก่อน ...(Urgent-Loud things first) ในชีวิตการทำงานของเรา เราก็ต้องเจอเสียง complaint หรือ request ต่าง ๆ ที่เข้ามาซึ่ง แต่ละเรื่องก็บอกว่าเป็นเรื่องด่วน ๆ ทั้งนั้น หรือเป็นเรื่องที่มาจากคนที่มีเสียงดัง บางอย่างก็เป็นเรื่องเร่งด่วนจริงที่เราควรใหเวลากับมัน แต่บ่อยครั้งมันก็ไม่ด่วนจริง ... ดังนั้น เราต้องเรียนรู้ ที่เข้าใจอย่างแท้จริงว่า เรื่องใดที่เราสมควรให้เวลากับมัน เรื่องใดที่คนอื่น สามารถทำได้ หรือเรื่องใดที่ไม่ว่าให้เวลากับมันเท่าไรก็ไม่เกิดประโยชน์ ... แยกแยะให้ได้ว่าเรื่องใดด่วนจริง หรือ ไม่ด่วนจริง

2. ทำสิ่งยาก ๆ ก่อน (Unpleasant-Hard things first) บางครั้งคนเราก็มีเหตุจูงใจ ที่คิดว่าการทำงานยาก ๆ ก่อน เป็นสิ่งที่ถูกต้องหรือท้าทาย ดังนั้น ธรรมชาติของคนนั้นก็คือ จะนำสิ่งที่ยากไว้อยู่บนสุดของ list งานที่ต้องทำ แต่ก่อนที่จะเริ่มทำงานยาก ๆ นั้นให้คิดถึง value ของสิ่งนั้นก่อน ถ้าเราพบว่า การที่เราไปทำงานที่ง่ายกว่าก่อนนั้นเป็นการใช้เวลาของเราที่คุ้มค่ากว่า ก็ทำสิ่งนั้นเถอะอย่าพึ่งไปจมอยู่กับงานยาก ๆ เลย

3. ทำสิ่งที่ยังค้างคาก่อน (Unfinshed-Last things first) ถ้าคนเราทำงานแบบ day – to – day schedule เราก็จะพบว่างานใน list หางว่าว ส่วนใหญ่นั้นได้ทำไปแล้ว จะเหลือเพียงงานส่วนน้อยที่อยู่ท้าย ๆ ที่อาจจะยังไม่ได้ทำ เช่น มีงานที่ต้องทำ 10 อย่าง วันนี้ทำไปแล้ว 8 อย่าง เหลืออีก 2 อย่างที่ไม่ได้ทำในวันนี้ ... เราจะทำอย่างไรดี แนวโน้มก็คือ คนเราจะเอา 2 งานที่เหลือไปทำก่อนอื่น ๆ ในวันรุ่งขึ้น ... ซึ่งบางครั้งมันไม่ใช่วิธีการใช้วิธีการใช้เวลาที่ดีที่สุด สาเหตุเพราะสิ่งที่อยู่ท้าย ๆ ของ list ที่ไม่ได้เป็น top priority ของวันนี้ที่เราไม่ได้ทำก็ไม่น่าจะเป็น top priority ในวันถัดไป ... ดังนั้น ก่อนที่จะเริ่มทำงานที่ค้างคาอยู่ ให้ compare priority กับงานที่ต้องทำใหม่ อีกทีหนึ่งว่าสิ่งไหน  สำคัญกว่ากัน ... ถ้าไม่สำคัญ ก็ใส่ต่อท้าย list ไปว่าเป็นงานที่ควรทำท้าย ๆ อีก ... แล้วเราไปทำงานที่สำคัญกว่าก่อน

4. ทำสิ่งที่ไม่ต้องใช้สมองก่อน (Unfulfilling-Dull thing first) ในบรรดา 5 style นั้น แบบนี้อาจจะเป็น แบบที่คนทั่วไปใช้เวลา ก็คือ การทำงานง่าย ๆ ที่ไม่ค่อยได้ใช้สมองมากนัก หรืองานน่าเบื่อ ก่อนที่จะเริ่มทำงานสำคัญ ๆ เช่น อ่านอีเมล์, ส่ง FAX หรือ copy เอกสาร ถึงแม้ว่างานเหล่านี้เป็นงานที่ต้องทำ แต่มันก็ไม่น่าจะเป็นงานที่มี priority สูง ... เค้ากล่าวว่า ทำสิ่งที่สมควรทำทีหลังก่อน แทนที่จะกระโดดเข้าไปทำงานที่สำคัญที่สุดก่อน

5. ทำสิ่งที่สำคัญที่สุดก่อน (Ultimate – First thing first) โดยปกติพวกเราใช้เวลาให้กับสิ่งที่สำคัญที่สุดก่อนหรือไม่ ไม่ว่าเราจะทำมันก่อน ทำอันดับสอง หรือทำมันในอันดับสุดท้าย ... ไม่ว่าเวลาไหนก็ตามที่เราทำ มันก็สำเร็จได้ด้วยเรา ขอให้เราทุกคนมุ่งมั่นตั้งใจ ที่จะให้เวลาที่ดีที่สุดของเรา ตั้งแต่บัดนี้และในอนาคตกับงานที่สำคัญที่สุดก่อน
ถึงแม้ว่ามันอาจจะดูดีน่าชมเชยในการที่เราขยันขันแข็งและทำงานหนัก hard working ... แต่การทำงานอย่าง smart เป็นสิ่งที่น่าจะดีกว่า การที่เราจะประสบความสำเร็จ ไม่ใช่อยู่ที่การที่เรา checkงานใน list ว่าเราทำครบ check list ในแต่ละวันหรือยัง เราจัดลำดับความสำคัญของเวลาของเรา เพื่อทำให้บรรลุเป้าหมายสำคัญของงานเรา ได้อย่างมีประสิทธิภาพ

ที่มา : http://coachlikeapro.tripod.com/