|
||||||||||
|
ผู้บริหารในองค์กรส่วนใหญ่จะคุ้นเคยกับการมอบหมายอำนาจหน้าที่ความรับผิดชอบในองค์กร (delegation of authority) ให้บุคคลอื่น เช่น ผู้ใต้บังคับบัญชาให้ทำการแทนขณะไม่อยู่ หรือให้ไปทำงานบางอย่างแทน การมอบหมายงานดังกล่าวรวมถึงอำนาจในการตัดสินใจหรือแก้ปัญหาเฉพาะหน้าที่เกิดขึ้นด้วย
อย่างไรก็ตามการมอบหมายงานในด้านบวกจะถือว่าเป็นเครื่องมือในการสร้างแรงจูงใจให้กับ พนักงานในหน่วยงาน รวมทั้งเป็นการฝึกฝนเพิ่มพูนทักษะและเสริมสร้างศักยภาพให้กับผู้ได้รับการมอบหมายงานในเวลาเดียวกัน อย่างไรก็ตามการมอบหมายงานที่ผิดพลาดนอกจากจะเป็นการเพิ่มภาระงานมากเกินไปให้กับผู้ได้รับการมอบหมายแล้ว
ในการมอบหมายงานแต่ละครั้งจะเริ่มจากความเชื่อมั่นของตัวผู้บริหารเองว่า ผู้รับมอบหมายงานจะสามารถทำงานที่ได้รับมอบหมายให้บรรลุผลสำเร็จได้โดยอิสระ ภายใต้อำนาจหน้าที่ที่กำหนดให้ได้หรือไม่ ผู้มอบหมายงานไม่สามารถปฏิเสธการรับผิดชอบต่อความล้มเหลวที่อาจเกิดขึ้นได้ ผู้บริหารในองค์กรควรแบ่งเบาภาระความรับผิดชอบของตนเองและพยายามสนับสนุนให้มีการมอบหมายงานให้ผู้ใต้บังคับบัญชา โดยคำนึงถึงประโยชน์ที่จะเกิดจากการมอบหมายงาน ซึ่งสามารถสรุปได้โดยสังเขปดังนี้
1.ช่วยให้ทำงานได้สำเร็จมากขึ้น ยิ่งมีการมอบหมายงานออกไปมากเท่าไหร่ 2.สร้างแรงจูงใจให้กับผู้รับมอบหมายงาน ยิ่งมีการมอบหมายงานออกไปมากเท่าไหร่ ก็จะยิ่งสร้างแรงจูงใจให้กับผู้รับมอบหมายงานมากขึ้นเท่านั้น เมื่อผู้บริหารมอบหมายงานและอำนาจหน้าที่ให้กับผู้ใต้บังคับบัญชาแล้ว ย่อมทำให้ผู้ใต้บังคับบัญชาเกิดความผูกพันและร่วมรับผิดชอบต่อความสำเร็จและความล้มเหลวของงานนั้น เนื่องจากผู้รับมอบหมายงานรู้สึกว่าได้รับความไว้ใจ รวมทั้งการยอมรับในเรื่องความสามารถ ก็จะพยายามทำให้งานที่ได้รับมอบหมายประสบความสำเร็จตามจุดมุ่งหมายของผู้มอบหมายงานอย่างเต็มที่
3.ช่วยลดแรงกดดัน ทำให้สามารถบริหารเวลาได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น 4.ได้รับการชื่นชมว่าเป็นบุคคลที่พยายามพัฒนาศักยภาพของบุคลากร ยิ่งมีการมอบหมายงานให้ผู้อื่นทำแทนมากเท่าไหร่ ผู้บริหารก็จะได้รับการชื่นชมมากขึ้นเท่านั้น ว่ามีความพยายามในการให้โอกาสและพัฒนาบุคลากรในองค์กรอย่างต่อเนื่อง 5.ช่วยสร้างโอกาสความก้าวหน้าให้ตนเองและผู้อื่น โดยการมอบหมายงานให้ผู้อื่นทำจะช่วยให้ผู้มอบหมายงานมีเวลาในการทำงานอื่นซึ่งจะช่วยพัฒนาศักยภาพและความสามารถ ซึ่งถือเป็นการเตรียมพร้อมตนเองสำหรับอนาคตเมื่อโอกาสมาถึง ในทำนองเดียวกัน ความสำเร็จในการทำงานที่ได้รับมอบหมาย โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อได้รับคำชมเชยในวงกว้าง ก็ถือเป็นการสร้างโอกาสในความก้าวหน้าให้กับผู้ที่ได้รับการมอบหมายงานเช่นกัน ในบางครั้งผู้มอบหมายงานอาจจะรู้สึกกังวลว่า ผู้รับมอบหมายงานไม่สามารถทำงานได้บรรลุตามมาตรฐานของตนเอง เพื่อให้เกิดความมั่นใจว่างานที่ได้มอบหมายจะได้รับการปฏิบัติอย่างถูกต้องและได้ผลสำเร็จ ผู้มอบหมายงานควรพิจารณาดำเนินการมอบหมายงานตามขั้นตอนดังต่อไปนี้
1.ทำความเข้าใจกับงานที่จะมอบหมาย
2.เลือกบุคคลหรือทีมงานที่เหมาะสมที่จะได้รับการมอบหมายงาน
3.กำหนดรายละเอียดของงานที่จะมอบหมายให้ผู้รับมอบหมายงานทราบอย่างชัดแจ้ง
4.จัดหาทรัพยากรให้เพียงพอ บางครั้งผู้มอบหมายงานอาจให้สิทธิขาด(อำนาจ) กับผู้รับมอบหมายงาน
5.ลดหรือขจัดอุปสรรคที่อาจจะเกิดขึ้น 6.มีการติดตาม ประเมินผลงานที่มอบหมายเป็นระยะๆ 7.ควรให้คำชมเชย หรือรางวัล ถ้างานที่ได้รับมอบหมายสำเร็จลุล่วงไปด้วยดี อย่างไรก็ตามยังคงมีงานบางอย่างที่ไม่สมควรมอบหมายให้ผู้อื่นทำ เช่น การพิจารณาแต่งตั้งบุคลากร การประเมินผลงาน การเลื่อนขั้น เลื่อนตำแหน่ง การให้รางวัลข้อควรระวังอีกประการหนึ่งก็คือ บางครั้งอาจมีปัญหาว่ามีการมอบอำนาจมากเกินไปจนผู้ใต้บังคับบัญชานำอำนาจส่วนที่เกินไปใช้ในทางที่ไม่ก่อประโยชน์ให้กับองค์กร หรืออาจนำไปใช้แสวงหาประโยชน์ส่วนตัว ดังนั้นผู้บริหารควรพิจารณาว่าอะไรคืองานที่ไม่สมควรมอบหมายให้ผู้อื่นทำแทนโดยให้อำนาจหน้าที่อย่างสมบูรณ์ เช่น อำนาจการอนุมัติงบฯค่าใช้จ่ายของ ผู้ปฏิบัติหน้าที่แทนอาจกำหนดไว้ที่ประมาณ 60-70% ของผู้มีอำนาจอนุมัติจริง เป็นต้น กล่าวโดยสรุปการมอบงานที่ดีจะบังเกิดได้ ถ้ามีการมอบหมายงานให้กับผู้ที่เหมาะสม โดยอาศัยวิธีการขั้นตอนที่มีประสิทธิภาพ มิฉะนั้นจะกลายเป็นการสร้างปัญหาให้กับผู้มอบหมายงานในการตามแก้ไขปัญหาที่เกิดขึ้นภายหลัง ทั้งนี้สิ่งที่ผู้มอบหมายงานต้องคำนึงถึงก็คือ "ในการมอบหมายงาน" ต้องแน่ใจว่าไม่มอบหมายงานมากเกินไปจนผู้รับมอบหมายงานไม่สามารถจัดการงานในความรับผิดชอบปกติของตนเองได้ ซึ่งจะทำให้ไม่สามารถทำงานที่ได้รับมอบหมายได้เสร็จตามกรอบเวลา ผู้มอบหมายงานต้องอดทนและตระหนักความจริง ที่ว่าผู้รับมอบหมายอาจจะทำงานได้เสร็จช้ากว่าที่ตนเองทำ เนื่องจากตนเองมีความชำนาญมากกว่าและผู้รับมอบหมายงานดังกล่าวต้องใช้เวลาในการเรียนรู้งานพอสมควร ผู้บริหารที่ดีจะยอมให้ผู้รับมอบหมายงานซึ่งมีความสามารถด้อยกว่า กระทำงานผิดพลาดได้บ้างเพื่อเป็นการเรียนรู้ และค่าใช้จ่ายจากความผิดพลาดนั้นเป็นต้นทุนสำหรับการพัฒนาตัวบุคคล เมื่อผู้บริหารมีความเข้าใจถึงประโยชน์ข้อนี้ การมอบหมายอำนาจหน้าที่และงานก็จะเกิดขึ้นได้อย่างมีประสิทธิภาพและประสบผลสำเร็จตามเป้าหมายที่วางไว้"
โดย ดร.ณัฐวุฒิ พงศ์สิริ
เผยแพร่โดย...งานส่งเสริมการมีงานทำและงานแนะแนวอาชีพ |
||||||||||
