ประชุมทั้งวัน ประชุมจนไม่มีเวลาทำงาน?การประชุมน่า เบื่อมาก?? ?ประชุมอะไรกันนักหนา? ?เรื่องเล็กๆก็ต้องเรียกประชุม? ?หน้าที่หลักของผู้จัดการคือกลางวัน คือเวลาประชุม ตอนเย็นและวันหยุดคือเวลาทำงานจริง? ตัวอย่างเสียงบ่นจากผู้เข้าร่วมประชุม ถ้าอยากจะทราบว่ามีเสียงบ่นอะไรมากกว่านี้ ขอให้แอบไปฟังผู้เข้าร่วมประชุมบ่นในห้องน้ำระหว่างที่พักเบรก เพื่อให้การประชุม เป็นที่ที่ทุกคนอยากจะเข้าไปมีส่วนร่วมเพราะเป็นการประชุมที่ก่อให้เกิดประ สิทธิ-ภาพสูงสุด จึงขอแนะนำตัวอย่างเทคนิคการประชุมดังนี้

การวางแผนการประชุมประจำปี (Annual Meeting Plan) การวางแผนการประชุมประจำปีเป็นการปรับการประชุมทุกคณะให้ เป็นระบบเป็นระเบียบมากยิ่งขึ้น เช่น ทุกวันจันทร์แรกของเดือนเป็นการประชุมของฝ่ายบริหาร ทุกวันจันทร์ที่สองของเดือนเป็นการประชุมของทุกฝ่าย/แผนก การประชุมคณะกรรมการกิจกรรมชุดต่างๆ จะประชุมกันสัปดาห์ที่สามและสี่ของเดือน ถ้ามีการประชุมที่เร่งด่วนฉุกเฉินสามารถดำเนินการได้ แต่ต้องไม่ขัดกับการประชุมของฝ่ายจัดการ และควรจัดทำปฏิทินการประชุมประจำปีไว้ล่วงหน้า ติดประกาศให้ทุกคนทราบล่วงหน้า จะได้ไม่มีปัญหาในระหว่างปีว่ามีการประชุมขัดกัน

ประชุมเฉพาะเรื่องที่จำเป็น (Key Issues)  การประชุมคือการปรึกษาหารือไม่ใช่เป็นการรายงานผลงาน ไม่ใช่เป็นที่สำหรับการแจ้งเพื่อทราบ เป็นที่ที่ต้องการความคิดเห็นที่หลากหลาย เป็นที่ต้องการการอภิปรายเพื่อหาข้อสรุปร่วมกัน ดังนั้น ควรชี้แจงทำความเข้าใจกับทุกคนในองค์กรว่าควรจะใช้การประชุมเพื่ออะไร อย่าเรียกประชุมมั่ว บางองค์กรกำหนดไว้เลยว่าใครจะประชุมอะไรจะต้องชี้แจงว่าทำไมต้องประชุม ใช้เวลาประชุมเท่าไหร่ ใครบ้างที่เข้าประชุม ประชุมแล้วผลที่ได้คืออะไร ที่ทำเช่นนี้ไม่ใช่ไม่สนับสนุนการประชุม แต่เขาไม่ต้องการให้ที่ประชุมเป็นหลุมพรางของความสูญเปล่าขององค์กร(Loss) ถ้า จะเรียกเป็นภาษาที่ทันสมัยแบบภาษาการเมืองในบ้านเราคือ ?การอู้งานเชิงระบบ?

กำหนดวาระการประชุมให้ชัดเจน (Effective Agenda) องค์กร ควรจะให้ความสำคัญการกำหนดวาระการประชุมให้มากขึ้น เพราะนี่คือการวางแผน ถ้าวางแผนผิด การดำเนินการประชุมก็ขาดประสิทธิภาพ การกำหนดวาระการประชุมต้องมั่นใจได้ว่าหัวข้อเป็นหัวข้อที่ต้องการพูดในที่ ประชุม เวลาในแต่ละวาระเหมาะสม ลำดับวาระสอดคล้องกัน ดังนั้น การที่จะกำหนดวาระการประชุมได้นั้น ผู้ที่เกี่ยวข้องทุกคนจะต้องเตรียมเรื่องที่พูดไว้เรียบร้อยแล้ว พูดง่ายๆว่าเอกสารสำหรับการประชุมควรจะเสร็จก่อนการกำหนดการประชุม เพราะถ้ากำหนดวาระไปก่อน พอมาเตรียมข้อมูลจริงๆแล้วปรากฏว่าเวลาที่กำหนดไว้ในวาระไม่พอหรือมากเกินไป

เดินตามวาระการประชุม (Follows Agenda) เทคนิคอย่างหนึ่งที่ผมได้แนะนำองค์กรต่างๆคือ ขอให้เดินตามวาระการประชุม ในการประชุมผู้บริหารประจำเดือน? ถ้าองค์กรใดใช้ตัวชี้วัดผลงานหลัก (Key Performance Indicator= KPI) แล้ว เวลาประชุมให้แต่ละหน่วยงานว่าไปตามตัว KPI แต่ละตัวเลยว่าเป้าหมายคืออะไร เดือนที่ผ่านมาเป็นอย่างไร เดือนหน้าจะมีแผนงานรับรองอย่างไร ถ้าใคร(อาจจะเป็นประธานหรือผู้เข้าร่วมประชุมท่านอื่น) ต้องการอภิปรายหัวข้อนั้นๆเพิ่มเติม ขอให้เขียนหัวข้อนั้นๆไว้บนกระดานเป็นหัวข้อรอการอภิปราย (Pending Issue) และเขียนด้วยว่าใครบ้างที่เกี่ยวข้อง จดบันทึกนี้กับทุกวาระ เมื่อครบทุกวาระตามกำหนดการแล้ว ค่อยมาดูว่าหัวข้อไหนที่เกี่ยวข้องกับทุกคน นำมาอภิปรายกันก่อนแล้วค่อยนำเอาหัวข้อที่มีผู้เกี่ยวข้องน้อยมาอภิปรายตาม ลำดับ ถ้าทำเช่นนี้จะทำให้ผู้ที่ไม่เกี่ยวข้องกับหัวข้อการอภิปรายบางหัวข้อ สามารถเลิกประชุมได้ก่อนและไม่เสียเวลามานั่งฟังคนเพียงสองคนนั่งเถียงกัน ทั้งวัน

สำหรับองค์กรที่มีเทคโนโลยีทันสมัย กรุณานำมาใช้ในการประชุมให้คุ้มค่านะครับ เช่น การประชุมโดยใช้คอมพิวเตอร์มาช่วย ทุกคนควรจะเตรียมข้อมูลลงในไฟล์ และส่งให้เลขาฯที่ประชุมรวบรวมจัดหมวดหมู่ของไฟล์ตามวาระ ในขณะเดียวกันเลขาฯที่ประชุมควรจะร่างบันทึกการประชุมไว้ล่วงหน้า พอเข้าประชุมจริงก็เพียงเติมคำลงในช่องว่างเท่านั้นว่าผลที่ได้คืออะไร สิ่งที่ต้องไปทำต่อคืออะไร ใครเป็นผู้รับผิดชอบ แต่สิ่งสำคัญเหนือ อื่นใดที่จะทำให้การประชุมมีประสิทธิภาพหรือไม่นั้นคือ ประธานที่ประชุมจะต้องเป็นตัวอย่าง จะต้องเดินตามกติกาที่กำหนดขึ้นมา และสิ่งสำคัญที่มองไม่เห็นคือวัฒนธรรมองค์กรในการประชุม องค์กรจะต้องทุ่มเทกับการสร้างวัฒนธรรมในการประชุมไปสักระยะหนึ่ง พอเป็นวัฒนธรรมองค์กรแล้ว ไม่จำเป็นที่ใครคนใดคนหนึ่งจะต้องมาตามบังคับให้ทุกคนปฏิบัติตามกติกา

สรุปสุดท้าย สำหรับ การพัฒนาประสิทธิภาพการประชุมคือ
ขั้นแรก นำเทคนิคต่างๆเข้ามาใช้ในการประชุม
ขั้นที่สอง ประธานต้องเป็นตัวอย่าง
ขั้นที่สาม ต้องสร้างวัฒนธรรมในการประชุมให้เกิดขึ้น
ขั้นที่สี่ รักษาและพัฒนาวัฒนธรรมให้อยู่คู่กับองค์กรตลอดไป
เขียนง่าย แต่ทำยาก……แต่(อีกครั้ง) ก็ต้องทำ เพราะแม้แต่การประชุมยังไม่มีประสิทธิภาพ แล้วจะเชื่อได้อย่างไรว่าองค์กรนั้นๆจะไปแข่งขันกับคนอื่นเขาได้อย่างไร ทิ้งท้ายไว้แค่นี้นะครับ….สวัสดีครับ

ที่มา : peoplevalue.co.th

Posted in เคล็ดลับพิชิตงาน

เผยแพร่โดย...งานส่งเสริมการมีงานทำและงานแนะแนวอาชีพ
สำนักงานจัดหางานจังหวัดเชียงใหม่